Kiedy można tego dokonać, a kiedy nie?

 

Często powstają wątpliwości, czy burmistrz jest uprawniony do takich czynności , jeżeli dokumenty mają być wykorzystywane na zewnątrz.

 

Odpowiedź brzmi: generalnie nie, chyba, że szczególny przepis na to zezwala. Natomiast zawsze dopuszczalne jest dokonywanie poświadczeń dla wewnętrznych potrzeb urzędu lub prowadzonego w nim postępowania oraz poświadczania zgodności kopii dokumentów przez niego wytworzonych przez osoby upoważnione przez burmistrza.

 

Poniżej wskazuję przepisy upoważniające organy gminy i samorządu terytorialnego do poświadczania własnoręczności podpisów lub kopii dokumentów, gdy mają być one wykorzystane na zewnątrz:

 

rozporządzenie ministra sprawiedliwości z 12 kwietnia 1991 r. w sprawie sporządzania niektórych poświadczeń przez organy samorządu terytorialnego i banki (DzU nr 33, poz. 148) wydane na podstawie

 

art. 101 ustawy z 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (t.j. DzU z 2002 r. nr 42, poz. 369 ze zm.) – upoważnia wójtów (burmistrzów) gmin w miejscowościach, w których nie ma kancelarii notarialnej, do poświadczania własnoręczności podpisu na pismach upoważniających do odbioru przesyłek i sum pieniężnych oraz dokumentów z urzędów i instytucji, a także na oświadczeniach stwierdzających stan rodzinny i majątkowy składającego oświadczenie;

 

art. 79 kodeksu cywilnego – osoba nie mogąca pisać, lecz mogąca czytać, może złożyć oświadczenie woli w formie pisemnej, m.in. w ten sposób, że zamiast składającego oświadczenie podpisze się inna osoba, a jej podpis będzie poświadczony przez notariusza lub wójta (burmistrza, prezydenta miasta), starostę lub marszałka województwa z zaznaczeniem, że został złożony na życzenie nie mogącego pisać, lecz mogącego czytać;

 

art. 122 ust. 2 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.) – zobowiązuje organy administracji samorządowej – na wniosek osób zainteresowanych lub organu rentowego – do nieodpłatnego poświadczania własnoręczności lub autentyczności podpisów na oświadczeniach (deklaracjach) i formularzach rentowych wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych;

 

art. 128 ust. 3 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. DzU z 2004 r. nr 39, poz. 353 ze zm.) – na żądanie organu rentowego emeryt lub rencista albo osoba sprawująca nad nim faktyczną opiekę jest zobowiązana do potwierdzania własnoręcznym podpisem istnienia dlaczego prawa do pobierania świadczeń określonych ustawą, własnoręczność podpisu tych osób potwierdzają nieodpłatnie właściwe organy administracji rządowej lub jednostek samorządu terytorialnego;

 

§ 27 ust. 3 i § 43 ust. 3 rozporządzenia Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno – rentowego i zasad wypłaty tych świadczeń ( DzU nr 10, poz. 49 ze zm.) – własnoręczność podpisu świadka lub opiekuna prawnego może zostać potwierdzona m.in. przez organ administracji państwowej stopnia podstawowego, przez organ administracji państwowej stopnia podstawowego należy obecnie rozumieć organ gminy (ustawa z 10 maja 1990 r. Przepisy wprowadzające ustawę o samorządzie terytorialnym i ustawę o pracownikach samorządowych – DzU nr 32, poz. 191 ze zm. oraz ustawa z 17 maja 1990 r. o podziale zadań i kompetencji określonych w ustawach szczególnych pomiędzy organy administracji rządowej oraz o zmianie niektórych ustaw – DzU nr 34, poz. 198);

 

§ 16 ust. 3 i § 18 ust. 3 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 18 października 2004 r. w sprawie trybu postępowania i właściwości organu w zakresie zaopatrzenia emerytalnego funkcjonariuszy policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Straży Granicznej, Biura Ochrony Rządu i Państwowej Straży Pożarnej oraz ich rodzin (DzU nr 239, poz. 2404) – poświadczenie własnoręczności podpisów na zeznaniach świadków i oświadczeniach wnioskodawców;

 

§ 14 ust. 3 rozporządzenia ministra obrony narodowej z 23 lutego 2004 r. w sprawie trybu postępowania i własności organów w sprawach zaopatrzenia emerytalnego żołnierzy zawodowych oraz uprawnionych członków ich rodzin (DzU nr 67, poz. 618) – poświadczanie własnoręczności podpisu świadka na zeznaniach pisemnych;

 

art. 75 ustawy z 28 kwietnia 1936 r. Prawo wekslowe (DzU nr 37, poz. 282) – za niepiśmiennych lub nie mogących pisać może podpisać się na wekslu inna osoba, której podpis powinien by uwierzytelniony przez notariusza lub władzę gminną z zaznaczeniem, że osoba ta podpisała się na życzenie niepiśmiennego lub nie mogącego pisać;

 

§ 2 i 3 rozporządzenia ministra polityki społecznej z 29 grudnia 1999 r. w sprawie wymaganych dokumentów i dowodów potwierdzających rodzaj represji i okres jej trwania oraz szczegółowego trybu postępowania przy składaniu i rozpatrywaniu wniosków o przyznanie świadczenia pieniężnego przysługującego osobom deportowanym do pracy przymusowej oraz osadzonych w obozach pracy przez III Rzeszę i Związek Socjalistycznych Republik Radzieckich (DzU nr 111, poz. 1300) – uwierzytelnianie kopii dokumentów potwierdzających podleganie represjom oraz pisemnych oświadczeń świadków;

 

art. 178 § 3 ordynacji podatkowej – samorządowy organ podatkowy zobowiązany jest wydać stronie postępowania podatkowego uwierzytelnione podpisy lub kopie dokumentów z akt spraw;

 

art. 73 kodeksu postępowania administracyjnego – organ administracji samorządowej uwierzytelnia na żądanie strony odpisy z akt sprawy administracyjnej;

 

art. 250 i art. 722 § 1 kodeksu postępowania cywilnego – poświadczanie kopii dokumentów znajdujących się w aktach urzędu dla potrzeb postępowania cywilnego lub postępowania o odtworzenie akt;

 

art. 46 ustawy z 15 grudnia 2000 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (t.j. DzU z 2003 r. nr 86, poz. 804 ze zm.) – poświadczanie kopii dokumentów mających stanowić dowód w postępowaniu przed Prezesem Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów;

 

§ 13 ust. 3 rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 26 października 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad sporządzania aktów stanu cywilnego, sposobu prowadzenia ksiąg stanu cywilnego, ich kontroli, przechowywania i zabezpieczenia oraz wzorów aktów stanu cywilnego, ich odpisów, zaświadczeń i protokołów (DzU nr 136, poz. 884 ze zm.) – kierownik urzędu stanu cywilnego może uwierzytelnić fotokopię lub kserokopię odpisu aktu stanu cywilnego na podstawie przedstawionego oryginału odpisu aktu stanu cywilnego;

art. 2 dekretu z 3 lutego 1947 r. o relacji i umarzaniu niektórych dokumentów na okaziciela emitowanych przed 1 września 1939 r. (DzU z 1948 r. nr 28, poz. 190 ze zm.) – przepis obowiązujący, ale praktycznie już martwy.

 

Wymagane załączniki:

 

Termin realizacji:

 

Opłaty:
Zgodnie z punktem 7 części III załącznika do ustawy z 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (t.j. DzU z 2004 r. nr 253, poz. 2532 ze zm.), za poświadczenie własnoręczności podpisu należy pobrać opłatę skarbową w wysokości 4 zł za każdy podpis, a zgodnie z punktem 5 – za poświadczenie zgodności duplikatów, odpisów, wyciągów, wpisów lub kopii opłata skarbowa wynosi 3 zł za każdą pełną lub zaczętą stronnicę. Trzeba zwrócić uwagę, że część z wyżej wymienionych kategorii spraw jest z tej opłaty zwolniona (np. emerytalne).

 

Tryb odwoławczy:

 

Etapy:

 

Podstawa prawna: